In deze privacyverklaring leggen we uit op welke manier wij te werk gaan bij het verwerken van jouw gegevens. Het ‘waarom’ en ‘hoe’ zullen hier centraal staan. Bij het luik 'rechten' informeren we jou zo transparant en duidelijk mogelijk over jouw rechten.
Horeca Verzekeringen is een merk van Solvas BV. Wij nemen jouw rechten bij gegevensverwerking ernstig. In dit beleidsdocument lichten wij toe hoe wij je persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken. Ze vormt het algemene beleid van het kantoor op het vlak van gegevensverwerking conform de toepasselijke wetgeving waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR).
De Verwerking
Als verzekeringsmakelaar vervult het kantoor mogelijk een dubbele rol op het vlak van gegevensverwerking. In dat geval zijn we zowel verwerkingsverantwoordelijke als verwerker. De rol van verwerkingsverantwoordelijke nemen wij op als we gegevens verwerken in eigen naam en voor eigen rekening. Daarnaast vervullen wij, ten behoeve van de verzekeraars, ook de rol van verwerker. Dat betekent dat wij ook persoonsgegevens verzamelen en verwerken voor de verzekeringsmaatschappijen met wie wij samenwerken en van wie wij producten aan jou voorstellen en aanbieden. In deze verklaring gaan we enkel dieper in op de verwerking van jouw gegevens als verwerkingsverantwoordelijke.
Verwerkingsverantwoordelijke
Horeca Verzekeringen is een merk van Solvas BV - Dreef 112, 9930 Zomergem - 0828.146.606.
Voor alle vragen omtrent ons privacy beleid kun je met ons contact opnemen via [email protected]. Voor vragen die verder gaan dan een eenvoudige vraag om inlichtingen, kunnen wij jou vragen zich te identificeren, zodat wij zeker zijn dat wij de gevraagde informatie en gegevens aan de juiste persoon verstrekken.
Wanneer verzamelt en verwerkt ons kantoor gegevens?
Het kantoor verzamelt en verwerkt jouw gegevens wanneer je ons contacteert met het oog op advies over verzekeringsovereenkomsten, het aanbieden of het voorstellen van verzekeringsovereenkomsten, het verrichten van voorbereidend werk met het oog op het sluiten van verzekeringsovereenkomsten en het sluiten zelf van verzekeringsovereenkomsten. Daarnaast kan je ook op ons een beroep doen of ons ook contacteren voor bijstand bij het beheer en de uitvoering van de door jou gesloten verzekeringsovereenkomsten. Ook wanneer je op enige andere wijze met ons contact opneemt zullen wij uw gegevens (moeten) verwerken. Tot slot is het ook mogelijk dat wij gegevens over u verkrijgen via derden en deze gegevens gebruiken om je te benaderen om via onze bemiddeling een overeenkomst te sluiten.
Welke gegevens verzamelt en verwerkt ons kantoor?
Het kantoor verzamelt en verwerkt gegevens die je ons naar aanleiding van contact met het kantoor meedeelt zoals je naam, adres, e-mailadres en professionele gegevens, zoals bedrijfsnaam en BTW-nummer. Het betreft ook alle gegevens die noodzakelijk zijn om ons toe te laten jouw verzekeringsbehoeften in te schatten. Dit gaat onder andere over gegevens betreffende je woning (in het kader van een brandverzekering), je financiële gegevens (bij beleggingsverzekeringen) en medische gegevens (bij gezondheidsverzekeringen). Jouw gegevens worden enkel verwerkt in het kader van de verzekering waarvoor je op ons een beroep doet, tenzij je dit anders wenst en dit ook zo aangeeft.
Wij verzamelen deze gegevens wanneer je onze documenten en formulieren manueel invult en ook wanneer je dat elektronisch doet.
Voor welke doeleinden verzamelt en verwerkt ons kantoor gegevens?
De doeleinden waarvoor wij gegevens verwerken zijn van diverse aard en worden hieronder uiteengezet.
- Voor onze klanten verwerken wij deze gegevens voor klantenbeheer, met name de aanvaarding, het beheer en het sluiten van verzekeringscontracten en de promotie van andere producten en diensten van ons kantoor zelf. Deze verwerkingen zijn in hoofdzaak gebaseerd op de contractuele relatie met onze klanten, maar ook, voor zover het gaat om prospectie, op jouw uitdrukkelijke toestemming.
- Naar leveranciers toe verwerken wij deze gegevens in het kader van ons leveranciersbeheer en op basis van de contractuele relatie die wij met onze leveranciers hebben of opbouwen.
- Voor zover het gaat om prospecten, dit zijn natuurlijke personen die (nog) geen klant van ons zijn, verwerken wij de gegevens voor doeleinden van direct marketing, op basis van ons gerechtvaardigd belang om te ondernemen. Aan prospecten die per e-mail worden benaderd, vragen wij de uitdrukkelijke toestemming om hen ook in de toekomst te kunnen benaderen. Prospecten die per brief worden benaderd verzoeken wij een opt-out clausule aan te kruisen indien zij niet verder door ons benaderd willen worden.
- Naar onze medewerkers toe verwerken wij de gegevens voor doeleinden zoals personeelsbeheer en loonadministratie.
- Wat onze website betreft, stemmen wij de inhoud en het gebruiksgemak hiervan zoveel mogelijk af op jou als gebruiker. Daarnaast verwerken wij je gegevens om te voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit het ter beschikking stellen van een website en de inhoud ervan en om u in staat te stellen om gebruik te maken van de interactieve toepassingen en diensten op deze website.
Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van gegevens door ons kantoor?
In beginsel verzamelen en verwerken wij jouw gegevens op basis van de contractuele relatie die wij met jou hebben als gevolg van je aanvraag of verzoek in verband met een verzekeringsbehoefte en de daaruit voortvloeiende overeenkomst(en), alsook als gevolg van de vraag om jou bij te staan in het beheer en de opvolging van de verzekeringsovereenkomsten die je hebt gesloten.
Waar de verwerking niet noodzakelijk is om de contractuele relatie uit te voeren, is ze gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen als onderneming, in het bijzonder de vrijheid van onderneming en informatie. Daarbij zorgen wij er steeds voor dat er tussen onze en jouw belangen een evenwicht bestaat, bijvoorbeeld door jou een recht van verzet toe te kennen.
Voor zover het gaat om gezondheidsgegevens of zogenaamde gevoelige gegevens kunnen wij jouw persoonsgegevens enkel verwerken mits jouw uitdrukkelijke toestemming. Die wordt je gevraagd op het ogenblik dat je bij ons klant wordt. Is dat niet gebeurd, willen wij je vragen ons dit te melden, zodat het nodige hiertoe kan gebeuren.
Worden de gegevens meegedeeld aan derden?
Je gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt. Dat neemt niet weg dat ze moeten worden meegedeeld aan de verzekeringsmaatschappij met wie je uiteindelijk de overeenkomst sluit.
Het is mogelijk dat wij voor bepaalde punctuele diensten een beroep doen op derden. In dergelijke gevallen kunnen jouw gegevens aan deze derden worden bezorgd maar enkel voor de betreffende dienst en steeds onder controle van ons kantoor. In bepaalde gevallen bestaat er een wettelijke verplichting om bepaalde gegevens over te maken. Dat is met name het geval wanneer wij hiertoe wettelijk worden verplicht of overheidsinstanties het recht hebben bij ons gegevens op te vragen.
Jouw gegevens worden in beginsel niet doorgegeven naar derde landen of aan internationale organisaties.
Rechten
Jouw persoonsgegevens worden enkel gebruik met een vooropgesteld doel die gelinkt is aan de contractuele relatie. De finaliteit wordt op voorhand vastgesteld en hier wordt niet vanaf geweken.
De gegevens zullen bewaard worden in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren. Ze worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De gegevens kunnen voor een langere periode worden bewaard indien ze uitsluitend worden verwerkt voor archiveringsdoeleinden voor openbaar belang, voor historisch of wetenschappelijk onderzoek of voor statistische doeleinden.
Je kan steeds de gegevens die wij verwerken, inkijken en laten verbeteren. Indien je dit wenst, kan je op het kantoor een kopie krijgen van deze gegevens.
Je kan je dossier ook van thuis uit raadplegen door gebruik te maken van de app ‘MyBroker’. Door het installeren van deze app kan je je gegevens raadplegen en laten aanpassen als je dit wenst. Je krijgt toegang tot je volledig dossier.
Je heeft het recht om vergeten te worden. Stuur daarvoor jouw vraag om uit onze database te worden verwijderd naar [email protected]. Wij zorgen ervoor dat jouw gegevens (indien mogelijk) zo spoedig mogelijk verwijderd worden. Als dit gebeurd is, krijg je hiervan een bevestiging.
Je kan je te allen tijde verzetten tegen het gebruik van jouw gegevens door ons kantoor voor direct marketingdoeleinden. Wenst u niet op de hoogte te worden gehouden van de aanbiedingen van ons kantoor, kan u dit melden via [email protected].
Je hebt het recht om je gegevens te laten overdragen.
Indien je het niet eens bent met de manier waarop wij jouw gegevens verwerken, kan je steeds een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel. Daar kan je ook terecht voor alle algemene vragen in verband met de verwerking en bescherming van persoonsgegevens.
Wijzigingen aan privacyverklaring
Ons kantoor behoudt zich het recht voor om deze verklaring en/of dit beleid te wijzigen. Wijzigingen zullen via de website aan gebruikers worden gemeld.
Versie 04 mei 2023